As inscrições devem ser feitas até o dia 2 de agosto. A ficha de inscrição pode ser retirada na Universidade Santa Cecília (UNISANTA), das 8h às 12h, ou pelo e-mail proler@unisanta.br. Depois de preenchida, a ficha deve ser anexada junto ao projeto e entregue na UNISANTA
Para concorrer, o projeto deve apresentar alguns pré-requisitos. Originalidade em trabalhos voltados à educação ou à comunidade é o principal deles. Mas, além disso, é preciso comprovar desenvolvimento escolar efetivo há mais de um ano, apresentar um plano de trabalho completo, documentação (com fotos, filmes, planilhas de freqüência, referendo e identificação dos responsáveis), relatórios, depoimentos dos envolvidos, trabalhos de desenvolvimento e o que mais houver de importante.
Os trabalhos que não apresentarem todos os requisitos básicos não podem concorrer ao prêmio, mas os candidatos poderão apresentá-lo durante a classificação dos projetos, que acontece no dia 29 de agosto. A entrega do Troféu será no dia 24 de outubro.
O Proler tem núcleos em todas as regiões do país. A sede central é na Casa de Leitura, no Rio de Janeiro. Em 1994, por iniciativa da Dra Sílvia A. Teixeira Penteado, reitora da UNISANTA, o Proler fez parceria com a Universidade e instalou na Baixada Santista um núcleo regional (o primeiro do estado de São Paulo).
Representantes das Delegacias de Ensino, Secretarias Municipais de Educação, Secretarias Municipais de Cultura, Universidades, Jornal literário Um Dedo de Prosa, o Leia Brasil (Petrobras) e o Programa Jornal, Escola e Comunidade (do Jornal A Tribuna/Santos) também integram o projeto.